ФП: как мы заменили 12 Excel-таблиц одним SaaS финансового планирования

Боль Excel в финансах агентства

Кто работал в Google Sheets с финансами, знает три классические проблемы.

Первая. Формулы съезжают. Кто-то добавил строку, кто-то скопировал диапазон, и автоматический расчёт перестаёт работать. Видите вы это через две недели, когда расчётный лист оказывается с дикой суммой.

Вторая. Ссылки между таблицами рвутся. Платёжный календарь тянет данные из «Прихода», ДДС тянет из календаря, ОПИУ тянет из ДДС. Достаточно одной таблице переехать в другую папку, и вся цепочка ломается.

Третья. Никто не доверяет цифрам. Главный вопрос на любом совещании: «А это точно актуально?». Бухгалтер шепчет: «А вот эта табличка не обновлялась». Решения не принимаются, потому что неясно, верны ли исходники.

Когда таких проблем накопилось критическое количество, мы поняли: проще переписать в код, чем чинить заново каждый месяц.

14 модулей ФП и что в каждом

Внутри сервис делится на три блока: учёт денег, отчётность и прогноз, кадры и стратегия. Карточки ниже это короткая карта. Подробности по каждому блоку чуть ниже.

Учёт денег: 5 модулей

Приход учитывает все поступления по отделам и клиентам. Платёж пришёл, занесли, привязали к проекту и менеджеру. Видно сколько за неделю принёс каждый клиент. Раньше для этого было 4 разных Excel-файла.

План / Факт сравнивает план с реальностью по выручке. Поставили план на месяц, видим процент выполнения. Если в середине месяца только 35%, повод срочно набирать клиентов.

ФРС распределяет деньги по 7 фондам автоматически: ФОТ (60%), налоги, прибыль, развитие, резерв, премии, прочее. Никто не тратит на закупку из фонда зарплаты, потому что его просто не видно в кошельке развития.

Расходы ведёт постоянные и переменные. Налоги, сервисы, реклама, прочее. Все категории сразу, из этого автоматически считается ОПИУ.

Клиенты это база проектов с историей платежей, командой, LTV и статусом. Видно кто прибыльный, кто давно не платил, у кого истекает контракт.

Отчётность и прогноз: 5 модулей

ДДС показывает движение денежных средств и прогноз кассовых разрывов на месяц. Если за две недели до разрыва видишь «17 числа будет минус 300к», успеваешь поговорить с клиентом или подвинуть расход.

ОПИУ это отчёт о прибылях и убытках. Выручка минус комиссии, минус расходы, маржа, EBIT. По месяцам и нарастающим итогом. Это то, что показывают учредителям.

Платёжный календарь рисует временную шкалу. По неделям видно где ляжет нагрузка. Удобно планировать налоги и зарплаты, чтобы они не накладывались друг на друга.

Точка безубыточности это минимальная выручка месяца, при которой агентство не уходит в минус. Простая, но критическая цифра. Без неё непонятно, в плюсе вы или нет.

Финмодель позволяет проигрывать сценарии. «А что если возьмём новый отдел из 5 человек?» Меняем параметры, видим как двигаются прибыль и точка безубыточности.

Кадры и стратегия: 4 модуля

Альберт раз в неделю пишет финансовую сводку: аномалии, кассовые разрывы за 2 недели, рентабельность клиентов. Также отвечает на вопросы в чате: «какая была выручка в прошлом квартале по маркетингу?».

Прозрачный расчётный лист у каждого сотрудника в личном кабинете. Фикс, бонусы, процент с проектов, KPI-бонусы, премии от ОПИУ. Всё прозрачно, без чёрного ящика. Убирает 90% вопросов про зарплату.

Точный расчёт вознаграждений работает на сервере, не в Excel. Не ломается, не теряется. Один раз настроили правила, зарплата считается автоматически каждый месяц. Бухгалтер только проверяет.

Этапы ФП это стратегическое планирование на квартал и год. Семь вопросов руководителю раз в 3 месяца плюс еженедельные цели по отделам. Рамка, в которой живёт оперативный план/факт.

Как мы пользуемся ФП каждый день

Каждый день в L7 заходим в ФП минимум один раз. Утром смотрим ДДС: ждём ли каких-то платежей, нет ли разрывов. Если что-то критичное, обсуждаем на дейли в Пульсар7, где собираются все KPI команды.

Раз в неделю по понедельникам собираем мини-фин-комитет: руководитель агентства плюс финансовый директор. Открываем ОПИУ, смотрим план/факт по неделям, обсуждаем что подкрутить. На это уходит 30 минут вместо прежних 3 часов в Excel.

Раз в месяц закрываем месяц. Бухгалтер сводит данные, генерируется ОПИУ, считаются премии от ОПИУ, считаются проценты с проектов. Все цифры идут в расчётные листы. Через 30 минут после закрытия каждый сотрудник видит свой расчёт.

Сотрудники сами пользуются ФП, чтобы видеть свою зарплату до её прихода. Любой сотрудник может в любой момент зайти в свой кабинет и увидеть текущий расчёт: сколько фикса накапало, сколько процентов с проектов, какие премии. Это полностью убрало вопросы «а почему мне столько».

База знаний для новых сотрудников

В ФП есть отдельный раздел «База знаний». Туда сложили инструкции по продуктам, описания процессов агентства, регламенты, внутренние правила. Когда приходит новый человек, ему дают ссылку и логин. За первую неделю он сам читает и впитывает контекст агентства. Раньше для этого был хаотичный набор Google-документов в разных папках.

Объединение финансов и базы знаний в одном сервисе кажется неочевидным, но имеет смысл. Сотрудник заходит каждый день смотреть свою зарплату, и заодно видит обновления в базе знаний. Это работает лучше, чем рассылка «прочитайте новый регламент».

Кому нужен такой инструмент

Стек разработки

ФП построен на Next.js 16 с App Router. Frontend на TypeScript и Tailwind v4. Backend через Next.js API routes. База Supabase (PostgreSQL с RLS и встроенной авторизацией). Хостинг на Selectel под доменом fp.l7agency.ru. Альберт работает поверх OpenAI API.

Это типовой современный стек для SaaS, который мы используем во всех своих продуктах. Из коробки даёт авторизацию, базу с разграничением прав, серверный рендеринг, API-роуты. Скорость разработки — сравнимая со скоростью прототипа в Bubble, при этом вся гибкость и контроль кода.

Что в итоге